Come ottimizzare la gestione delle stampanti in ufficio

Verificare lo stato delle apparecchiature, acquistare e smaltire i consumabili, programmare la manutenzione dei dispositivi, organizzare i flussi di lavoro: si sa, la gestione delle stampanti in ufficio non è sempre facile.

In questi casi, possiamo rivolgerci a un servizio di Print Management, che sia in grado di ottimizzare i processi e ridurre i costi di stampa. Se usufruiamo di un servizio di noleggio stampanti, molto probabilmente la gestione di questo aspetto è già prevista.

In cosa consiste il Print Management e quali sono i vantaggi per le aziende? Come si può procedere per migliorare il sistema di printing aziendale? Vediamolo insieme!

Dall’analisi dei processi di stampa alla soluzione personalizzata

Per capire come ottimizzare la gestione delle stampanti in ufficio prima di tutto è importante esaminare la situazione iniziale in azienda.

La consulenza operativa di Delta Infor parte proprio dall’analisi dei processi di stampa, attraverso un sistema di monitoraggio che fornisce dati utili per i nostri professionisti, per sviluppare poi un piano di gestione delle stampanti in linea con le reali esigenze del cliente.

Le fasi di lavoro di Print Management in Delta Infor sono le seguenti:

• Installazione del software di monitoraggio temporaneo
• Rendicontazione puntuale sui volumi medi di stampa
• Rendicontazione dei costi medi di gestione
• Studio di fattibilità e generazione della proposta
• Implementazione della soluzione e verifica dei risultati.

Grazie a questa procedura, è possibile affiancare l’azienda con una consulenza approfondita e sviluppare una soluzione personalizzata per raggiungere gli obiettivi.

Print Management: in cosa consiste e quali sono i vantaggi

Il servizio di Print Management non si limita quindi alla manutenzione dei macchinari o alla fornitura e allo smaltimento dei toner esausti, ma comprende l’intera gestione dei processi di stampa, attraverso un piano strategico che porta benefici all’interno dell’azienda.

I Managed Print Services (MPS), cioè tutte le attività per l’organizzazione funzionale dell’ecosistema di stampa, sono utili sia a imprese di grandi dimensioni che a piccole realtà.

Ma quali sono in concreto i vantaggi per le aziende?

Il Print Management permette di ridurre i costi di stampa e di evitare gli sprechi, ottimizzando i flussi di lavoro. Inoltre assicura un controllo costante delle stampanti per evitare il fermo macchina e per aumentare la sicurezza, apportando un miglioramento continuo nei processi di stampa aziendali.

Quanto può risparmiare un ufficio con la gestione delle stampanti?

Ottimizzare i processi di stampa con il Print Management ha come risultato principale quello di abbassare i costi di stampa, sia quelli diretti (ad esempio manutenzione, acquisto di carta e toner) che quelli nascosti (come l’uso di spazio e risorse).

In base alla situazione di partenza, al margine di miglioramento e alla soluzione implementata, attraverso i Managed Print Services l’azienda può risparmiare dal 10% al 60% sui costi di stampa.

Considerando che il servizio di gestione dei processi di stampa punta a rendere sempre più efficiente il sistema printing aziendale, un’attività di questo tipo avrà un notevole impatto anche nel lungo termine.

Print Management: il caso di un’azienda di Milano

Un’impresa milanese si è da poco rivolta a Delta Infor per alcune difficoltà legate alla gestione delle stampanti in ufficio, rilevando problematiche nei processi di stampa dei documenti.

Il nostro servizio di noleggio stampanti a Milano ha quindi incluso per l’impresa le attività di Print Management, con lo scopo di ottimizzare i flussi di lavoro e ridurre i consumi.

Attraverso l’assessment iniziale, sono emersi un elevato numero di apparecchi con brand e tecnologie diverse e l’assenza di controllo sui volumi di stampa. Tutto questo comportava elevati costi per la gestione dei macchinari e notevoli sprechi per i consumabili.

Analizzando i volumi reali, abbiamo sviluppato una soluzione su misura che prevedeva la riduzione del 60% degli apparati, la gestione remota delle nuove stampanti e l’installazione di un software per la gestione delle stampe condivise con codice utente per garantire la massima sicurezza.

L’azienda ha così ridotto e rinnovato il parco macchine, modificato le abitudini di stampa riducendo lo stampato del 20% e abbassato la spesa annuale complessiva di oltre il 35%.

Anche la tua azienda può migliorare la gestione delle stampanti con il nostro servizio di Print Management: contattaci per saperne di più!